Du hast nun im Rahmen deines Studiums umfangreiches Wissen erworben und in Teilzeit- oder Vollzeittätigkeit oder in freiwilliger Arbeit deine besonderen Fähigkeiten entwickelt und all dies in einen hübschen Lebenslauf umgewandelt. Du hast dich durch unzählige Stellenplattformen gekämpft, dabei Hunderte unpassender E-Mail-Angebote gelöscht und bist schließlich auf deine Wunschposition aufmerksam geworden. Das einzige Problem dabei: Anstatt einfach den so ansprechend aufbereiteten Lebenslauf und ein Anschreiben einzufordern, ist online mühsam ein zeitraubendes Bewerbungsformular auszufüllen.
Mit dieser Realität sehen sich viele Stellensuchende derzeit auf dem Arbeitsmarkt konfrontiert. Die Tage der handgeschriebenen Bewerbung mögen zwar vorüber sein, doch ein gut strukturiertes Online-Bewerbungsformular hat im digitalen Zeitalter durchaus Vorteile.
Warum verwenden Arbeitgeber Bewerbungsformulare?
Anders als allgemein angenommen, geht es dabei nicht darum, den Bewerberinnen und Bewerbern mehr Mühe zu machen. Für die Verwendung von Bewerbungsformularen sprechen vor allem drei Aspekte:
1. Informationen
Mit einem standardisierten Bewerbungsformular lassen sich mit ausgewählten Feldern zu Fähigkeiten, Erfahrungen und Kenntnissen gezielt die Informationen erfragen, die für die ausgeschriebene Position wirklich von Bedeutung sind, sodass die Eignung möglicher Kandidatinnen und Kandidaten für die Stelle bereits im Vorfeld eingeschätzt werden kann.
2. Einheitlichkeit
Für die Gestaltung des Lebenslaufs gibt es keine speziellen Layoutvorgaben. Ebenso wenig gibt es verbindliche Standards, welche Informationen ein Lebenslauf enthalten sollte. Ein Arbeitgeber erhält also unter Umständen Dutzende Lebensläufe in völlig unterschiedlichen Formaten. Daraus nun die relevanten Informationen zu gewinnen ist ein zeitaufwendiger Prozess. Bei einem Bewerbungsformular hingegen finden sich die benötigten Informationen immer im gleichen vordefinierten Feld, was die Bewertung der Fähigkeiten und Kompetenzen erheblich vereinfacht.
3. Fairness
Bewerbungsformulare ermöglichen dem Arbeitgeber zum einen, Kandidatinnen und Kandidaten miteinander zu vergleichen und deren Fähigkeiten und Eignung für eine bestimmte Position einzuschätzen, da bei allen eingereichten Formularen die gleichen Informationen an der gleichen Stelle zu finden sind. Zum anderen wird damit das Ziel der Gleichberechtigung und Chancengleichheit unterstützt, da ein einheitliches Vorgehen bei den Bewerbungen garantiert, dass auf Basis der angegebenen Informationen eine objektive Entscheidung getroffen wird.
Das Bewerbungsformular herausstechen lassen
Okay, damit haben wir nun ein Grundverständnis dafür, warum Arbeitgeber Bewerbungsformulare nutzen. Fahren wir mit einer Frage fort: Wie lange braucht ein Arbeitgeber nun, um ein eingereichtes Bewerbungsformular zu sichten? Was denkst du? Etwas über 30 Sekunden bis zu einer Minute? Leider falsch! Tatsächlich benötigt ein Arbeitgeber nur etwa 30 Sekunden, um ein solches Formular durchzusehen und eine Entscheidung zu treffen, ob ein Vorstellungsgespräch vereinbart werden soll. Bei der Gestaltung des Bewerbungsformulars gilt es also gewisse Aspekte zu beachten.
1. Vollständigkeit
Bewerbungsformulare nehmen Zeit in Anspruch, das Ausfüllen der einzelnen Felder kann durchaus bis zu einer Stunde dauern, was ein wenig ungerecht erscheinen mag, wenn du bedenkst, dass die Formulare in nur 30 Sekunden durchgesehen werden. Dennoch ist es wichtig, wirklich jedes der vorgegebenen Felder sorgfältig auszufüllen. Jedes ausgelassene, unvollständige oder schlecht ausgefüllte Feld kann einen Schritt in Richtung der gefürchteten „Leider müssen wir Ihnen mitteilen“-E-Mail bedeuten.
2. Passgenaue und zielgerichtete Gestaltung der Unterlagen
Hier sollte zuerst einmal ein wenig Recherchearbeit betrieben werden, und dann sollten die Unterlagen – wie du es auch für die Erstellung deines Lebenslaufs und Anschreibens tun würdest – formal genau auf das jeweilige Unternehmen und die Position ausgerichtet sein. Hier geht es darum klarzustellen, welche für den Arbeitgeber relevanten Erfahrungen und Kompetenzen du mitbringst. Aufgenommene Schlüsselwörter aus dem Stellenprofil oder der -anzeige, wie „Vertrieb“, „Kundenservice“ oder „Führungsverhalten“, stechen dabei bei der Beurteilung der Bewerbung einem Arbeitgeber sofort ins Auge.
3. Vorsicht vor „Copy-and-paste“
Wenn du dich auf mehrere ähnliche Stellen bewirbst, scheint es verlockend, für die Unterlagen einfach Informationen per „Copy-and-paste“ zu übernehmen. Dabei solltest du jedoch beachten, dass du nicht die Frage verfehlst und dass das Angegebene auch noch zur Position bzw. zum Unternehmen passt. Es ist schon passiert, dass wir eine vielversprechende Bewerbung erhalten haben, in der alle Fähigkeiten und Kompetenzen präsentiert wurden, die wir suchen, perfekt auf das Unternehmen abgestimmt – nur leider war dieses Unternehmen IBM, und nicht Enterprise.
4. Grammatik und Rechtschreibung
Jedes ausgefüllte Feld und jeder Bereich sollte vor Absenden des Bewerbungsformulars noch einmal gründlich durchgesehen werden. Textverarbeitungsprogramme bieten heute umfangreiche Funktionen für die Rechtschreibkorrektur. Orthografische oder grammatische Fehler in den Bewerbungsunterlagen sind da schlichtweg unverzeihlich. Nichts zeigt einen Mangel an Sorgfalt und Interesse deutlicher als das. Du solltest dir also immer die Zeit nehmen, alle Unterlagen noch einmal sorgsam durchzugehen und – wenn möglich – von jemand anderem durchsehen zu lassen.
5. Persönliche Informationen und Kontaktangaben
Die angegebenen Kontaktinformationen, unter denen du zu erreichen bist, sollten natürlich stimmen. Wenn du weißt, dass du Probleme mit dem Handyempfang hast, dann solltest du zur Sicherheit, wenn möglich, noch eine Festnetznummer angeben. Wenn du während des Semesters einen Wohnsitz am Studienort hast und zusätzlich eine Heimatanschrift, dann solltest du klarstellen, wann du wo für den Arbeitgeber erreichbar bist. Eine E-Mail-Adresse sollte möglichst neutral gewählt sein. Was für einen selbst und Freunde witzig ist, mag ein potenzieller Arbeitgeber gar nicht lustig finden. Es ist empfehlenswert, sich speziell für Bewerbungen eine eigene E-Mail-Adresse einzurichten.
6. Bildungsweg und Qualifikationen
Hier sind alle Institutionen anzugeben, die du besucht hast, ebenso wie die belegten Fächer oder Kurse und der von dir erreichte Abschluss. Qualifikationen auf niedrigerem Niveau können zusammengefasst werden. Es muss nicht jedes Modul oder jedes einzelne Fach genannt werden; stattdessen sollten ein oder zwei Schlüsselbereiche hervorgehoben werden, die Aufschluss über dein erworbenes Wissen und Qualifikationen für die ausgeschriebene Stelle geben.
7. Beruflicher Werdegang
Angaben zur Berufserfahrung werden üblicherweise rückwärts chronologisch, nach Aktualität gegliedert, also angefangen mit den aktuellsten Daten. Angegeben werden alle praktischen Erfahrungen, auch Teilzeit- oder ehrenamtliche Tätigkeiten, die entscheidend für die Entwicklung von Kompetenzen und Fähigkeiten waren. Auch der Name des jeweiligen Arbeitgebers bzw. Unternehmens und die Positionsbezeichnung sind zu nennen. Jede dieser Angaben sagt etwas über dich und über die Kompetenzen, die du dabei erworben hast, aus. Dessen ist man sich selbst oft nicht einmal bewusst. Wenn beispielsweise der Unternehmensname Enterprise in einer Bewerbung als Referenz gelistet ist, kann man davon ausgehen, dass – selbst wenn das Wort „Kundenservice“ an sich an keiner Stelle erwähnt wird – die Kandidatin oder der Kandidat Erfahrung im Umgang mit Kunden hat und in der Lage ist, erstklassigen Kundenservice zu bieten, da wir genau dafür auf der ganzen Welt bekannt sind. Zu jeder genannten Position sollten Hauptaufgaben und Erfolge angegeben werden.
8. Weitere Informationen, Erfolge und Interessen
Dieser Bereich kann, wenn er sinnvoll genutzt wird, äußerst hilfreich sein, um zusätzliche Informationen zu jenseits der Arbeit oder des Studiums erworbenen Fähigkeiten anzugeben. Hier kannst du zum Beispiel auf spezielle Weiterbildungen, IT- oder Sprachkenntnisse oder auf absolvierte Erste-Hilfe-Kurse oder Ähnliches hinweisen. Allerdings ist hier etwas Vorsicht geboten, bei dem, was du angibt und was diese Dinge über dich aussagt bzw. wie sie interpretiert werden können: Ist der Spaß am Laufen Ausdruck für Zielstrebigkeit oder zeigt das eher Einzelkämpfertum? Steht Fußball als Freizeitvergnügen für Teamgeist oder doch nur für ausgelassene Trinkgelage am Wochenende, die deine Fotos auf den sozialen Netzwerken auch noch belegen? Gib hier besser nur die Aspekte an, die eine sinnvolle Ergänzung deines Profils darstellen.
Und zu guter Letzt …
Denke immer daran: Eine vollständige und gut aufbereitete Bewerbung verschafft einem noch lange nicht den begehrten Job; doch sie ist auf jeden Fall hilfreich, um überhaupt zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen zu werden. Der Rest liegt dann ganz allein bei dir.
Viel Erfolg!
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